Individuelle Eventplanung: alles aus einer Hand
Professionelle Eventplanung startet mit einer sorgfältigen Analyse der Ausgangssituation, definiert zu erreichende Ziele und liefert den finanziellen Handlungsrahmen, mit dem sich das Event dann nach Plan umsetzen lässt.
Dafür sind Ressourcen und vor allem eine entsprechende Erfahrung in der Branche und mit den jeweiligen Veranstaltungsarten nötig. Und das alles mit dem einen Ziel, am Ende ein rundum gelungenes Event für alle Beteiligten auf die Beine zu stellen.
Wir entlasten Sie gern über den gesamten Gestaltungsprozess des anstehenden Events hinweg – von der Veranstaltungsorganisation über die Eventausstattung bis hin zum Verleih von geeignetem Event-Zubehör stehen wir an Ihrer Seite. Wir bringen alle benötigten Ressourcen für eine optimale Eventgestaltung mit. Geschultes, erfahrenes Personal und das benötigte Equipment für perfekt inszenierte Eventerlebnisse runden unser Angebot als Eventagentur ab.
Als Eventplaner setzen wir all unsere Erfahrung und unser Gespür für kreative Details ein, um Ihre Events zum Erfolg zu führen. Das schließt selbstverständlich die zielorientierte Eventplanung ein, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Jederzeit.
Unseren professionellen Eventservice erhalten Sie in und um Ötisheim, in Stuttgart, Nürnberg, Pforzheim, Heilbronn, in ganz Baden-Württemberg und deutschlandweit.
Unsere Leistungen als Veranstaltungsagentur
Wir übernehmen den gesamten Planungspart für Ihr Event, von der analytischen Vorarbeit über die professionelle Organisation und Durchführung bis hin zur Nachbetreuung. Dabei achten wir zu jeder Zeit auf Ihre individuellen Wünsche und behalten stets das eigentliche Ziel des Events im Blick.
Wir erstellen für Sie das Eventkonzept.
Im ersten Schritt analysieren wir Ihre Eventidee und definieren eine klare Zielsetzung. Dafür untersuchen wir die Ausgangslage und
- grenzen die Zielgruppe ein,
- formulieren eine konkrete zentrale Eventbotschaft,
- prüfen vorab das Medieninteresse und die Relevanz für lokale und überregionale Medienvertreter,
- identifizieren limitierende Faktoren und
- legen relevante Eckdaten zum Zeitrahmen, dem Budget und der Eventlocations etc. fest.
Anhand dieser detaillierten Planung leiten sich alle weiteren Schritte in der Eventorganisation ab. Alle an der Durchführung beteiligten Mitarbeiter behalten so stets die Feinheiten der geplanten Veranstaltung im Kopf – und das große Ganze im Blick.
Wir übernehmen die Organisation und Durchführung Ihres Events.
Unser erfahrenes Team gibt alles! Das gilt insbesondere in der heißen Phase des Events, wenn alles auf die erfolgreiche Eventdurchführung hinausläuft. Als Profis für die Eventorganisation übernehmen wir in Ihrem Auftrag
- die Eventsicherheit, inklusive Absperrungen und die Einsatzplanung der benötigten Security,
- die Einholung von Genehmigungen durch die Verwaltung und lokale Behörden,
- das Gästemanagement,
- die Gästebetreuung inklusive VIP-Betreuung,
- die Koordination von externen Dienstleistern,
- das Catering,
- den Bühnenbau und die Dekoration sowie
- den Verleih von benötigtem und geeignetem Zubehör.
Wir führen die konstruktive Nachbereitung durch.
Im Zuge der Nachbesprechung gehen wir die besprochenen Ablaufpläne durch und werten das Gäste- und Mitarbeiterfeedback aus. Wir besprechen sämtliche positiven und negativen Punkte, die während des Events aufgefallen sind. Daraus entwickeln wir Learnings, die für kommende Events Ihres Unternehmens in die weitere Eventplanung einfließen können.
Zusätzlich prüfen wir die Kostenkalkulation im Rahmen eines Controllings.
Die Nachbereitung enthält also:
- Auswertung der Eventorganisation
- Auswertung des Feedbacks
- Controlling und Budgetanalyse
- Entwicklung von Hinweisen für kommende, ähnliche Events
Wir stehen Ihnen über den gesamten Organisationszeitraum hinweg 24/7 zur Seite.
Unser Versprechen
Wir bieten Ihnen den besten Eventservice. Unabhängig davon, ob Sie noch mit der Eventidee spielen oder schon mitten in der Organisation stecken. Wir übernehmen an jedem Punkt die Vorbereitung und Organisation des Eventmarketings!
Unser Ziel dabei: das Event ganz in Ihrem Sinne zu gestalten. Dazu zählt für uns auch, notwendige behördliche Genehmigungen einzuholen und rechtliche Fragen zu klären. Gern erweitern wir vorhandene Planungen um unsere umfangreichen Kenntnisse und Erfahrungen, machen Vorschläge zum Rahmenprogramm oder bringen Vorschläge zum Veranstaltungsort ein – damit Ihre Teilnehmer und Sie selbst auch am Ende rundum zufrieden sind!
Unsere Tipps für die perfekte Eventorganisation
Professionelle Eventplanung ist sowohl strukturiert als auch zielgerichtet. Alles läuft darauf hinaus, die eingangs definierten Eventziele zu erreichen. Damit die Planung auch wirklich gelingt, sind unserer Erfahrung nach sechs Punkte entscheidend:
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1. Beginnen Sie rechtzeitig mit der Eventplanung!
Es ist nie zu früh für eine gute Vorbereitung. Tatsächlich wird der benötigte Vorlauf sogar oft unterschätzt. Die Idee für Ihr ganz besonderes Event steht? Dann wird es Zeit, organisiert mit der weiteren Planung für Locations, Show Acts und Co. zu beginnen. -
2. Wählen Sie das passende Projektteam aus!
Ist das Projektteam zu klein, steigt das Risiko für überlastungsbedingte Fehler. Ist das Team dagegen zu groß, sinkt die Effizienz. Wir stellen Ihnen ein spezifisches Team mit Experten abgestimmt auf Ihren Auftrag und Ihr Event zusammen, um Ihnen ein erfolgreiches Event und zufriedene Teilnehmer garantieren zu können! -
3. Kalkulieren Sie auch unvorhersehbare Kosten ein!
Teil der professionellen Eventplanung ist die Kostenkalkulation. Das eingeplante Budget ermöglicht Ihnen im besten Fall einen angemessenen Entscheidungs- und Handlungsspielraum, um auch Notfälle, Planänderungen oder andere unvorhergesehene Eventualitäten aufzufangen. Und das ohne langwierige Freigabeprozesse! -
4. Achten Sie auf professionelle und erfahrene Dienstleister!
Positionen wie das Catering, die Veranstaltungstechnik und die Eventsecurity sollten Sie unbedingt an professionelle und zuverlässige Eventdienstleister mit entsprechender Erfahrung abgeben. Alle drei Positionen gestalten insbesondere größere Events maßgeblich mit und sind entscheidend dafür, wie positiv Ihre Gäste die Veranstaltung im Kopf behalten. -
5. Halten Sie einen Plan B für alle Eventualitäten parat!
Vorgaben und Pläne ändern sich, fest eingeplante Mitarbeiter fallen aus oder das Wetter spielt ausgerechnet am Veranstaltungsdatum nicht wie erhofft mit. Deshalb sollten Sie immer einen Plan B haben. Besser noch: Überlassen Sie uns die Risikoabwägung samt Ersatzszenarien, um Zeitdruck, Stress und enttäuschte Gäste sicher zu vermeiden. -
6. Nutzen Sie die Chance einer sauber durchgeführten Nachbereitung!
Die Learnings aus der Nachbereitung liefern wertvollen Input zur Planung, Durchführung und zum Krisenmanagement Ihres Teams. Anhand der Nachbesprechung lassen sich der Erfolg der Veranstaltung sowie die langfristigen Auswirkungen auf die Unternehmensziele präzise ausarbeiten. Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen und führen Sie die Nachbereitung sorgfältig durch.
Unser Angebot: individuelle Eventplanung für Ihr Unternehmen!
Richtig gute Veranstaltungen bleiben bei allen Beteiligten präsent. Wenn Sie Ihre Gäste, Mitarbeiter oder Kunden noch Jahre später von Ihren Events reden hören möchten, braucht es eine professionelle Eventplanung. Und das von Anfang an.
Wir beraten Sie gern, offen und transparent zu allen Fragen der Eventplanung. Unsere langjährige Erfahrung und unser bundesweites Netzwerk aus professionellen Partnern stehen Ihnen offen.
Schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns direkt an unter +49 7043 93 79 10. Wir freuen uns auf Ihre Herausforderung!
