Professioneller Service für Events

Professioneller Service für Ihre Events

Maßgeschneiderte Event-Konzepte für erfolgreiche Veranstaltungen

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Eventorganisation: effiziente Lösungen für Ihr Event

Eventorganisation: effiziente Lösungen für Ihr Event

Rundum gute Eventorganisation aus einer Hand: PROJEKT BW betreut Sie von Anfang an bei der Umsetzung Ihrer Veranstaltungen in und um Stuttgart. Ob kleines oder großes Event, spielt dabei keine Rolle. Durch unser hervorragendes Netzwerk an erprobten Partnern und externen Dienstleistern haben wir für jeden Job das passende, hervorragend geschulte Personal parat. Von der professionellen Baustellenabsicherung über die Einlasskontrolle für Shows und Konzerte bis hin zum Catering.

PROJEKT BW Eventmanagement

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Eventplanung und Event-Sicherheit

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PROJEKT BW Eventservice

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Event-Aufbau, Absperrungen, Einlassschleusen

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PROJEKT BW Absperrungen

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für Events und Baustellenabsicherung

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PROJEKT BW Zubehör-Verleih

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Rundum gute Eventorganisation aus einer Hand: PROJEKT BW betreut Sie von Anfang an bei der Umsetzung Ihrer Veranstaltungen in und um Stuttgart. Ob kleines oder großes Event, spielt dabei keine Rolle. Durch unser hervorragendes Netzwerk an erprobten Partnern und externen Dienstleistern haben wir für jeden Job das passende, hervorragend geschulte Personal parat. Von der professionellen Baustellenabsicherung über die Einlasskontrolle für Shows und Konzerte bis hin zum Catering.

Wir planen und organisieren in Ihrem Auftrag

  • Geburtstagsfeiern,
  • Hochzeiten und Taufen,
  • Firmenjubiläen,
  • Weihnachtsfeiern,
  • Sportveranstaltungen,
  • Tagungen oder Kongresse und
  • Galaevents.

Professionelle Eventlogistik: bundesweit kompetente Unterstützung

Gute Eventplanung kennt keinen Einsatzradius. Dank hervorragender Partner begleiten wir Ihr geplantes Event deutschlandweit. Bei Bedarf steuern wir Eventausstattung und Eventtechnik bei, stellen Security-Personal und übernehmen auch die gesamte konzeptionelle Betreuung.

Unseren professionellen Eventservice erhalten Sie in und um Ötisheim, in Stuttgart, Nürnberg, Pforzheim, Heilbronn, in ganz Baden-Württemberg und deutschlandweit.

Mit uns wird Ihre Veranstaltung ein Erfolg auf ganzer Linie. Schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie einfach an: +49 7041 40 96 970. Wir beraten Sie umfassend und transparent zur Eventorganisation.

Wir planen Ihr Event: unsere Leistungen

Ein gutes Eventkonzept hat Hand und Fuß. Von PROJEKT BW geplante und durchgeführte Events haben auch noch Herz – und sind bis ins kleinste Detail perfekt vorbereitet. Als Dienstleister für Eventmanagement planen wir den Ablauf ganz konkret – Punkt für Punkt.

  • Location Scouting
    Die Eventidee steht, aber es fehlt die passende Location? Keine Sorge, wir kümmern uns darum. Unsere Location Scouts finden den richtigen Veranstaltungsort, kümmern sich um Terminabstimmungen und gleichen die Eventanforderungen mit den lokalen Besonderheiten ab.
  • Licht- & Tontechnik
    Konzertsäle, Open-Air-Bühnen und alles an Eventlocations dazwischen stellen ganz spezifische Anforderungen an die Licht- und Tontechnik. Wir stimmen die Eventtechnik auf die gewählte Location ab, für garantiert bestes Licht- und optimale Klangerlebnisse!
  • Catering
    Stimmt das Essen, stimmt die Stimmung. Ein gelungenes Catering rundet jede Veranstaltung perfekt ab. Wir stimmen das Catering für Ihr Event auf das Eventkonzept ab und beachten regionale Besonderheiten und Vorlieben der Eventteilnehmer. Ob vegetarisch, vegan oder mit Anspruch an Sterneküche: Wir kümmern uns um das professionelle Catering und die dazu passende Eventausstattung.
  • Shuttleservice
    Professionelle Eventplanung endet nicht am Absperrzaun. Wir tragen dafür Sorge, dass Ihre Eventteilnehmer angemessen zur Eventlocation transportiert werden. Passend zum Eventkonzept per Shuttlebus oder Limousine, mit erweiterter Anfahrtsbetreuung oder mit Parkplatz-Security für P&R-Angebote.
  • Zubehörverleih
    Was auch immer Sie für Ihr Event benötigen – wir haben es in unserem Zubehörfundus parat. Wir liefern und vermieten Veranstaltungstechnik, Mobiliar für In- und Outdoor, Textilien und alles was Sie für Ihr erfolgreiches Event benötigen, stellen wir parat. Unser geschultes Personal baut auf und ab, prüft die Technik und weist zusätzlich Ihre Mitarbeiter ein. So sorgen wir für einen reibungslosen Ablauf.

Checkliste für die optimale Eventorganisation
Schritt für Schritt zur optimalen Eventorganisation. Unsere engagierten Mitarbeiter führen Sie durch den gesamten Prozess der Eventplanung und behalten dabei stets das Ergebnis im Auge: für eine Veranstaltung, die sämtliche Erwartungen übertrifft.

1. Rahmenbedingungen und Zielgruppen festlegen
An wen wird sich Ihre Veranstaltung richten? Wir definieren in Form von Zielgruppeneinteilungen Teilnehmer, Redner oder Künstler und Musiker, Experten oder anderweitige Fachpersonen, die das Event begleiten werden.

Die Erwartungen aufstrebender Musiker samt Fans unterscheiden sich deutlich von denen, die bei einem Firmenjubiläum erfolgreiche Geschäftsabschlüsse feiern möchten oder sich den traditionellen Charakter einer Feier im Familienunternehmen wünschen.

Wir haben die unterschiedlichen Zielgruppen, ihre Erwartungen und Bedürfnisse genau im Blick und beraten Sie hinsichtlich der geeigneten Rahmenbedingungen.

2. Budget und finanziellen Spielraum setzen
Zu Beginn der Eventplanung ist es sinnvoll, ein Maximalbudget festzulegen. Innerhalb dessen lassen sich dann die einzelnen Posten, beispielsweise für Gagen, Licht- und Tontechnik, Catering und Security verorten.

Wir holen in Ihrem Auftrag verschiedene Angebote für Catering und Co. ein und erstellen eine transparente Bedarfsplanung für Eventtechnik und die weitere Eventausstattung.

3. Veranstaltungskonzept erstellen
Jetzt folgt das Herzstück in der Eventplanung: das Eventkonzept. Hier klären wir alle Fragen zum Wer, Was, Wann, Wie und Wo. Der enthaltene zeitliche Ablaufplan stellt sicher, dass zum Event selbst alles an Ort und Stelle ist: von der Tontechnik über das Catering bis zu Gastrednern oder den sicherheitsrelevanten Einlasskontrollen.

Unsere erfahrenen Mitarbeiter unterstützen Sie bei der Erstellung, Planung und Optimierung vorhandener Konzepte. Dieser wichtige Schritt in der Vorbereitung stellt sicher, dass Ihr Event gemäß der Planung stattfinden wird.

4. Location finden und buchen
Der Veranstaltungsort sollte sorgfältig ausgesucht werden. Er entscheidet über das Wohlbefinden der Teilnehmer, Show Acts oder Gastredner. Die atmosphärisch passende Location muss zugleich ins gesteckte Budget passen, alle Sicherheits- und Rechtskriterien erfüllen und für die geplante Licht- und Tontechnik ausgelegt sein.

Unsere Location Scouts stöbern die für Ihr Event passende Location auf und klären Verfügbarkeiten sowie den Kostenfaktor ab.

5. Catering auswählen
Ob eine Veranstaltung als gelungen gilt, entscheidet oft das Bauchgefühl der Gäste. Sprich: Das Catering muss stimmen! Ausgerichtet an der Zielgruppe und dem Eventkonzept ist das Catering immer individuell zu planen. Ob Vorspeisen, vollständige Menüfolgen Show Küche, Live Koch, Imbissstände oder kleine Snacks – optimales Catering stellt sich auf jeden Anspruch ein, beachtet Nahrungsmittelunverträglichkeiten und gesonderte Ernährungsgewohnheiten.

Dank unseres bundesweiten Netzwerks an geeigneten Partnern begleiten wir Sie gern bei diesem Schritt und stellen Ihnen geeignete Catering-Kontakte zur Seite.

6. Logistik und Sicherheitskonzept planen

Ton- und Lichttechnik, das Mobiliar und Absperrgitter sowie das benötigte Personal zur Eventdurchführung müssen am richtigen Tag zur richtigen Uhrzeit gemäß Eventkonzept zur Verfügung stehen. In der Logistikplanung wird detailliert erarbeitet, welche logistischen Herausforderungen anstehen. Dazu zählen auch geeignete Parkplätze für Mitarbeiter vor Ort beziehungsweise für die Eventteilnehmer, die Organisation von Shuttle-Services sowie der Abtransport von Equipment nach dem Eventende.

Als Profis für Logistik und für Veranstaltungsschutz übernehmen wir gern die logistischen Komponenten, stellen den Zubehör-Verleih für Events und initiieren das individuell abgestimmte Sicherheitskonzept für Ihr Event.

7. Event nachbereiten
Nach dem Event ist vor dem nächsten Event. Zur Nachbereitung kommen alle Fakten auf den Tisch: Wurde das Budget eingehalten? Wie steht es um die Zufriedenheit der Gäste, Redner, Show Acts und aller anderen Beteiligten mit dem Rahmenprogramm? Wurden die Zeitpläne eingehalten? Aufgrund dieser Basis kann das Nachfolgeevent noch besser geplant und effizienter durchgeführt werden.

Zur Nachbesprechung liefern wir Ihnen die entsprechende Dokumentation, besprechen Gelungenes und kleinere Pannen sowie Learnings für weitere Veranstaltungen mit ähnlichem oder anderem Fokus.

PROJEKT BW: Ihr Eventansprechpartner

Sind noch Fragen zur Eventorganisation oder zur Veranstaltungsplanung offen? Am besten fragen Sie uns direkt an. Wir beraten Sie gern, offen und transparent zu allen Organisationspunkten.

Schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns direkt an unter +49 7041 40 96 970. Wir freuen uns auf Ihre Herausforderung!

 

Für Beratung oder ein Angebot rufen Sie einfach an unter 07041 40 96 970 oder schreiben Sie eine E-Mail. Wir sind für Sie da.

Unsere Bereiche PROBiZ BW und PROTECT BW bieten Ihnen weitere Dienstleistungen